ヤスハラケミカル株式会社は、1947年に創業（会社設立は1959年）し、広島県府中市に本社を置く化学製品メーカーです。「植物由来の原料 × 化学技術」を軸に、天然素材である「テルペン」をベースとした化学製品の開発・製造・販売を行う、テルペン化学製品のリーディングカンパニーです。今回は経営統括本部に属する原田桂子様に出張手配・管理の状況を伺いました。
もくじ
ーー出張手配の見直しを検討されたきっかけを教えてください。
新型コロナウイルスの影響もあると思いますが、当時利用していた旅行会社のレスポンスが遅い時があり、手配に支障が生じていました。また、各部署や担当者によって出張手配の方法がバラバラで統一されたルールや予約ツールが存在しないことから、出張費用にばらつきがあっても把握することができないといった課題がありました。これらの課題を解決できればと思い、他の予約方法を検討しはじめました。
ーーBORDERを導入された1番のポイントを教えてください。
旅行会社と比較した際、最初に目を引いたのはコストの安さです。それに加えて、チャット機能を活用した迅速な対応が決め手となり、BORDERを選定しました。従来の旅行会社では、問い合わせをメールや電話で行う必要があり、担当者が忙しい時期には返答が遅くなることもありました。しかし、BORDERではオペレーターがチャットで迅速に対応してくれるため、出張者も管理者も安心して依頼できます。これにより、出張準備のストレスが大幅に軽減されました。
ーー導入から全社運用への流れを教えてください。
導入にあたっては、まず管理者である私がアカウントを作成した後、海外出張者にアカウント発行を行っていました。驚いたことに、ほとんどの出張者は特別な研修やマニュアルがなくとも、直感的に操作できていました。これはUI設計がシンプルで分かりやすく、出張者が必要最低限の情報を入力するだけで手配が完了する仕組みになっているためと感じています。
また、管理者側からは誰がどのタイミングで出張を依頼しているか、どの便を選択したかなど、経費精算の状況まで一目で把握できるため、従来よりも管理工数が大幅に削減されました。特に海外出張では、フライト変更や経路調整が必要になることが多いですが、システムを通じて一元管理できることで、トラブルや手戻りを減らすことができています。
ーー上手にセルフ手配とチャット手配を使い分けている印象があります。
簡単な手配はセルフ予約で行い、複雑な経路や長距離フライトはチャットでオペレーターに依頼する形を基本としています。例えば、直行便がある場合や日程が固定されている場合は、出張者自身で予約を完了させることが可能です。一方で、ブラジルや欧米の複数拠点訪問など経路が複雑な地域では、複数のトランジットが絡むため、チャットでオペレーターに相談し、最適な案を提案してもらう方が効率的に手配できています。
オペレーターに依頼する場合も、希望条件を伝えるだけで複数の候補を提示してもらえるため、出張者は最適なフライトを選択できます。この柔軟な使い分けにより、出張準備のスピードと正確性が格段に向上したと感じています。
※「セルフ予約」とは、利用者ご自身でフライト等を選択し、予約を行うモードです。「チャット手配」とは、BORDERの旅行手配専門家にフライトの選定や予約を依頼するモードです。
ーー複数名様でご出張の際の手配方法を教えてください。
複数人で同じ出張に行く場合は、代表者がまとめて予約を行い、他のメンバーもシステム上で確認できる形式を取っています。この方法により、各自で手配する必要がなく、情報共有も自動化されます。また、座席の希望や特別な手配（食事制限や隣席希望など）もシステム上で管理可能なので、担当者としては全員の状況を一目で把握でき、出張前の確認作業も大幅に削減されています。
ーーBORDER導入後、出張精算業務のご負担は軽減されましたか？
システム導入前は、出張者が自費で航空券を購入し、領収書を経理に提出して精算する必要がありました。これにより、立替えの負担に加え、精算処理にかかる時間が非常に大きく、特に月末には業務負荷が増大していました。BORDERを導入したことで、支払いが個人ではなく、会社に一括請求されるようになったため、領収書の管理が不要になるなど出張費精算業務がとても楽になりました。
さらに、出張情報をExcel形式で出力できるため、バックオフィス側の経理業務も楽になりました。経費の分類や出張者ごとの支出管理が容易になり、非常に助かっています。
ーー国内出張でもご活用され始めた理由を教えてください。
当初は海外出張に限定してシステムを利用していましたが、国内フライトも同様に活用するようになりました。社内運用上、個人で航空券を購入した場合は必ず領収書をつけないといけません。しかし、BORDERを利用して予約した場合は、直接会社に請求されるため、出張者による領収書管理が不要になります。結果的に出張費精算の手間が減るため、国内フライトでもBORDERを利用するようになったと感じています。
ただし、新幹線などはEXサービスを個人で利用するケースもあるため、現状システム利用は航空券に限定しています。それでも、国内出張でも管理者視点で一元的に出張情報を把握できるのは大きなメリットだと感じています。
ーーこれからのBORDERに期待する点を教えてください。
現状のシステムには概ね満足していますが、一部改善の余地があると感じています。例えば、ロングフライトはビジネスクラス、短距離はエコノミーという柔軟な座席選択に完全対応できない場合があります。また、エコノミーの座席指定が出発直前までできないケースもあり、こうした点は事前に案内があると出張者も安心できます。長期的には、より柔軟な座席選択や予約機能が追加されることに期待しています。
| 会社名 | ヤスハラケミカル株式会社 |
| 事業内容 | 天然素材「テルペン」をベースとした化学製品の開発・製造・販売 |
| 住所 | 広島県府中市高木町1071番地 |
| URL | https://www.yschem.co.jp/ |
※本内容はインタビュー当時(2025/12/2)のものです。
その他のお客様の声をご覧になりたい方はこちらから。
出張手配・管理にお困りの企業様向け：出張支援クラウド BORDERのサービス概要資料を無料配布中です。
■BORDERのサービス概要資料のダウンロード
出張支援クラウド BORDERを活用して、出張業務の効率化とコスト削減を実現しませんか？
BORDERコラムは「出張に関連する情報を発信するブログ」です。一次情報に溢れた独自性のあるコンテンツと読者の方が何かしらのアクションが起こせる情報を執筆しています。
